Les Petites et Moyennes Entreprises représentent aujourd'hui une part importante dans l’économie mondiale. Elles sont une source capitale en termes de création d’emploi et création de revenu. Ces grands moteurs de croissance sont cependant particulièrement vulnérables en temps de crise, presque la moitié des PME craignent la faillite lors de crise économique.
Sécuriser son système d’Information
Malgré la mise en place de diverses mesures destinées à pallier aux problèmes de financement auprès des banques, par le gouvernement, les mesures prises ne sont pas toujours suffisantes. Il importe que les PME réfléchissent donc à de nouveaux moyens afin de s’adapter plus vite aux aléas possibles.
Les PME doivent s’appuyer sur des systèmes d’informations crédibles afin de gérer au mieux son activité. Effectivement, les moyens matériels tels que les ressources humaines, ordinateurs ou logiciels collectant des données au sein de l'entreprise ou à l’extérieur et qui les traitent doivent être parfaitement fiables. Ces données ont plus particulièrement pour intérêt d’aider le manager dans ses prises de décision et ainsi de mieux anticiper les risques. Néanmoins, l'entreprise doit apprendre à maîtriser son système d’information pour que ce dernier puisse remplir son rôle de levier de performance. Il faut bien le maîtriser, effectivement, grâce à une intégration de solutions logicielles par exemple. Sources de valeur ajoutée, les systèmes d’informations permettent une meilleure gestion de l’organisation en interne, un meilleur processus de production et amélioration de la relation clientèle. D'autre part, cela permet un gain de temps considérable puisque les tâches récurrentes qui sont à faibles valeur ajoutées sont alors automatisées. L’entreprise gagne ainsi en réactivité grâce au partage d’informations et à leur accès en temps réel. Il est en outre important de suivre l actualité dans le monde économique et des affaires.
Pour des PME plus agiles : dématérialiser
Les Petites et Moyennes Entreprises sont aujourd'hui vivement conseillés à s’engager vers une voie de transformation numérique grâce à la dématérialisation. Cette dernière concerne à la fois : le service comptable, les Ressources Humaines voire même le service Commercial. D'autre part, les contrats peuvent en outre être dématérialisés. Il est ici question de remplacer par des documents sous un format électronique, les documents qui ont été jusqu’ici édités en format papier. Entre autres, de les archiver dans un archive numérique tout en veillant au respect des normes légales en vigueur.
Outre la dématérialisation, il existe d’autres nouvelles technologies qui peuvent assurer la pérennité de l’entreprise. Il s'agit par exemple de la signature électronique. Elle est applicable dans divers secteurs, notamment celui de l'immobilier, le secteur bancaire ou encore de l’édition. D'autre part, il a été récemment instauré, la signature électronique en visioconférence pour les actes notariaux. Les propositions de services en ligne permettent également une continuation plus facile des activités. Par exemple, les services d'affranchissement en ligne ou d’imprimerie. Sans oublier le logiciel en mode cloud (Saas) qui semble actuellement plus adapté aux entreprises car il offre un peu plus de flexibilité comparé aux logiciels achetés en licence. Effectivement, passer à une version supérieure ou encore arrêter l’abonnement est plus facile lorsque l’entreprise le souhaite. Archiver les documents peut aussi se faire via un serveur externe à l’entreprise. Cela signifie donc que les données, même en cas de piratage, ne peuvent être perdues, elles sont par ailleurs facilement et rapidement accessibles. Les nouvelles technologies sont importantes afin d'anticiper les situations de crise sanitaire ou économique et également pour faciliter le travail collaboratif et mobile au sein de l'entreprise.
Améliorer le champ de compétences des employés
Les mesures à prendre doivent spécialement faire en sorte à ce que les employés soient conscients des risques actuels ou potentiels. Le travail ne peut plus se faire d’une manière traditionnelle. Les équipes incluant même le manager, doivent suivre des formations quant à l’utilisation de nouvelles plateformes faciles d'utilisation telles que skype, gotomeeting, zoom, ..., élaborer de nouvelles manières de travailler : télétravail, visioconférence, webinar et privilégier le travail collaboratif.